英語のメール｜迷う時間をなくす、5つの型と定型フレーズ

仕事の英語公開 2026年8月14日文＝中川 代表コーチ

英語のメールを1通書くのに30分かかる。これは英語力の問題というより、毎回ゼロから設計していることによる時間です。

日本語のメールなら、書き出しも結びも考えずに出てきます。英語でも同じ状態を作れば、時間は縮みます。

実務のメールは5つに収まる

この5つに、件名・書き出し・結びを足せば、実務の大半は組めます。

件名と書き出しは固定する

件名

用件と対象を、名詞で並べるのが基本です。文にしません。

書き出し

3つ目がいちばん実務的です。社内や継続案件なら、挨拶を省いて本題から入って構いません。

① 依頼：期限を必ず入れる

Could you send me the sales report by Friday? Would it be possible to review the draft before Wednesday?

期限が無い依頼は、動いてもらえません。 by Friday を入れるだけで、返信率が変わります。

理由を1文足すと、さらに動きやすくなります。

Could you send me the report by Friday? We need it for the board meeting on Monday.

② 催促：責めずに、事実だけを置く

I'm following up on my email from last week. Just checking in on the invoice — have you had a chance to look at it?

following up と checking in が定型です。「まだですか」と責める形にしないほうが、結果的に早く動きます。

③ 断り：先に結論、次に理由、最後に代案

Thank you for the offer. Unfortunately, we won't be able to take this on this quarter. We're currently at capacity with the ABC project. Would it be possible to revisit this in October?

Unfortunately で始めると、断りであることが最初に伝わります。 遠回しにすると、相手が読み違えます。

④ 謝罪：事実 → 対応 → 再発防止の順

I'm sorry for the delay in my reply. The file has now been sent, and I've asked our team to double-check the schedule going forward.

I'm sorry for ... の形で、何に対してかを明示します。理由の説明は短くして構いません。長い言い訳は、英語では逆効果になりやすい部分です。

⑤ 確認：復唱する

Just to confirm — the deadline is August 20, and we'll deliver the draft by then. Is that correct?

数字と日付は必ず復唱します。メールは記録に残るので、ここで確認しておくと後の取り違えを防げます。

結び

短く書くほうが丁寧

日本語のメールの感覚で丁寧さを足そうとすると、英語では長く回りくどい文になります。実務の英語メールでは、短いほうが読み手の負担が小さく、結果として丁寧です。

• 1文は短く（1つの文に1つの用件）
• 依頼は箇条書きにしてよい
• 前置きは1文まで

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正直に書いておくこと

ここに書いたのは実務メールの型であって、交渉や契約に関わる文書の書き方ではありません。条件や責任範囲が絡む文面は、社内の確認を通してください。

また、メールの作法は業界と相手国によって差があります。ここで挙げたのは比較的どこでも通る範囲ですが、相手のメールの書き方に合わせて調整するのがいちばん確実です。

よくある質問

Q英語のメールで、丁寧さはどう出せばいいですか。

長く書くことではなく、Could you / Would it be possible to のような依頼の形と、期限や理由を明示することで出ます。日本語の感覚で前置きを増やすと、かえって読みにくくなります。

Q翻訳ツールで書いてもいいですか。

実務では普通に使われています。ただし、日付・金額・固有名詞は必ず自分で確認してください。取り違えが起きるのはこの3つです。

Q返信が来ないときは、どのくらいで催促していいですか。

業界によりますが、期限を切った依頼なら期限の翌営業日、切っていないなら3〜5営業日が目安です。I'm following up on ... の形で、事実だけを置いてください。